I dette innlegget skal jeg ta for meg verktøyet OKR og hvordan det kan brukes av f.eks regjeringen i tillegg skriver jeg litt om forskjeller mellom KPI og OKR.

Hva er OKR?

OKR står for Objective, Key Results. OKR er et enkelt styringssett som knytter målene til selskap, team og medarbeidere sammen for å omsette strategi i målbare resultater. OKR prosessen benyttes for å sette høye mål, sikre kontinuerlig fremdrift og holde fokus på de viktigste aktivitetene til enhver tid.

Helt enkelt kan du si at OKR handler om å svare på to grunnleggende spørsmål i alle ledd i organisasjonen hvert kvartal:

  • Objective: Hva ønsker du å oppnå?
  • Key results: Hvordan har du tenkt å komme dit?

Objective er retningen. Key results er hvordan du skal komme dit.

I videoen under forklarer OKR oppfinneren med egne ord hva OKR er.

https://www.youtube.com/watch?v=1ht_1VAF6ik&ab_channel=WhatMatters

KPI vs OKR

KPI (Key Performance Indicator) er et verktøy som brukes innen en viss tidsramme for å måle produktivitet og effektivitet i en organisasjon eller bedrift. KPI må være definert og målbart, og omtales derfor som kvantitativt da det er basert på konkrete tall. OKR (Objective and Key Results) er en motsetning til KPI da OKR er et strategisk rammeverk, hvorav KPI er mål som eksisterer i et rammeverk. OKR er en forenklet tilnærming som bruker spesifikke beregninger for å spore oppnåelsen av et mål, og har blitt brukt av Amazon, Spotify og Google for målstyring. Dersom en bedrift har fokus på vekst, vil det være optimalt å bruke OKR fremfor KPI da KPI brukes mer når en organisasjon ønsker å måle sin fremskritt og nå sine mål på en suksessfull måte. OKR bør ikke brukes dersom en organisasjon ønsker å vedlikeholde sitt tilbud eller har fokus på sakte, men sikker vekst.

https://cdn.pixabay.com/photo/2019/06/11/08/38/kpi-4266500_1280.jpg

Bruke OKR for å definere hva politikken skal oppnå

Regjeringen jobber annerledes enn de fleste organisasjoner. På grunn av hvordan de er strukturert, er det flere og ofte konkurrerende stemmer som former hva som skjer; velgerne, folkevalgte, folket de utnevner og ansatte i offentlig tjeneste. Det kan gjøre ledelse i regjeringen mer kompleks enn andre sektorer.

Når ting fungerer bra, leverer regjeringen resultater. Når myndighetene fungerer er resultatene enkle å se og føle. Når regjeringen mislykkes brytes løfter, noe som fører til oppfatning om at tid og penger er bortkastet.

For å øke regjeringens sjanser til å oppnå store ting, hjelper det når alle jobber mot klart definerte og felles mål. OKR vil da være det beste verktøyet å bruke. Valgte tjenestemenn fører gjennom politikk: ordrene og lovene de signerer fanger deres visjon for å endre vårt land, våre kommuner og nabolag.

Den tidløse utfordringen for beslutningstakere er å sikre at handlingene de foreskriver fører til de resultatene de ønsker. Mens folket som velger disse lederne ønsker resultater, er politikk ofte bare en liste over direktiver; Omsetting av et område. Sette en drivstoffstandard. Senke en skattesats. Øke finansieringen for transittprogrammer.

Direktiver er ikke resultater. Det som ofte mangler i policy-dokumentene, er å spesifisere hva disse resultatene skal være, eller hvordan fremdriften skal spores over tid. Byrden blir lagt på utnevnte tjenestemenn for å gjøre den evalueringen. Og noen ganger blir evalueringen feil.

Heldigvis har vi et verktøy som kan hjelpe, det kalles mål og nøkkelresultater, eller kort sagt OKR. OKR hjelper lagene å samle seg bak et sett med delte mål. Når de brukes godt, kan OKR-er representere det enkleste uttrykket for en politikers mål: hva de ønsker å oppnå med sitt politiske arbeid.

De to komponentene i en OKR er i navnet: et mål og et sett med nøkkelresultater.

Mål er det du prøver å oppnå. Å utforme målet bør være naturlig, siden det sannsynligvis er det samme språket du vil bruke i en pressemelding for å beskrive hva politikken gjør. Et klart uttalt mål hjelper de som er i regjeringen og publikum å forstå hvilket problem som prøver å bli løst.

https://cdn.pixabay.com/photo/2016/04/20/08/21/entrepreneur-1340649_1280.jpg

Deretter sammenkobler du målet med et sett med nøkkelresultater som representerer tiltakene og milepælene som uttrykker hvordan du vet at politikken har lykkes.

Ved å sette OKR-er i begynnelsen av et forsøk, vet alle som jobber med dem hva som er målene for suksess. Det vil hjelpe med å prioritere, avveie og vite om det gjøres fremgang.

Ganske ofte vil gjennomgang av en prosess med utarbeidelse av OKR føre til samtaler og beslutninger som fører til forbedringer av politikken.

OKR fungerer fordi de hjelper med å sette ord på hvordan suksess ser ut ved å definere «målstreken» tydelig. Å spore fremdriften til OKR-ene dine gir teamet tidlige muligheter til å «doble ned» hva som skjer, ved å tildele flere ressurser eller endringer i policyen som øker rekkevidden. Når det ikke går bra, må det føre til en diskusjon om hvordan valgte og utnevnte hver kan gjøre sitt for å få initiativet tilbake på sporet mot de ønskede resultatene.

Hvorfor bruke OKR?

OKR krever ambisjon – en god OKR er en som ikke er lett å oppnå. Mens offentlige tjenester leveres konsekvent, og ofte store endringer som er veldig utfordrende å gjennomføre og noen ganger ikke er nødvendig i det hele tatt, er det en rekke områder der endring må skje, og raskt. OKR er perfekte for dette fordi målene ikke skal være enkle og kanskje bør være utenfor rekkevidde, så endring er nesten nødvendig.

OKR krever åpenhet og «gjennomsiktighet» – vanligvis i selskaper som bruker OKR, er målene satt og tilgjengelige for alle andre internt. Siden en regjering utfører arbeid på vegne av samfunnet vårt, gjør vi disse målene radikalt synlige.

OKR krever tilpasning – spesielt i regjeringen er det mange siloer. Ofte er kommunikasjon på tvers av siloer veldig vanskelig, noen ganger målrettet. Ved å ha åpne og «gjennomsiktige» OKR-er, vet alle avdelingene hva som er prioritert og hvilke avdelinger som er spesielt fokusert på dem. Hvis det er behov for hjelp eller ideer kommer fra en annen silo, er det lett å identifisere hvor det kan være hjelp.

Konklusjon

Den gamle måten å gjøre ting på, fungerer bare ikke lenger. Vi er i et kritisk øyeblikk i verdenshistorien som har stort behov for bedre ledere og institusjoner. Når organisasjoner er ærlige og måler de riktige tingene, kan de utnytte teamene sine til å påta seg nasjonens største utfordringer, inkludert å forbedre tilgangen til utdannelse av høy kvalitet, økende inntektsulikheter, klimaendringer og gjøre helsevesenet bedre. Derfor bør OKR brukes i regjeringen.

Kilder:

https://inevo.no/blogg/okr-et-system-for-gjennomforing/

https://www.whatmatters.com/articles/government-policy-okrs/

https://samedelstein.medium.com/using-okrs-in-local-government-4bb49723818f#:~:text=Using%20data%2C%20evidence%2C%20and%20measurement,goals%20and%20monitor%20our%20progress.&text=Then%20we%20set%20key%20results,also%20have%20achieved%20the%20objective.

Video:

https://www.youtube.com/watch?v=1ht_1VAF6ik&ab_channel=WhatMatters

Bilder:

https://pixabay.com/no/photos/oslo-norge-byen-town-hall-957234/

https://cdn.pixabay.com/photo/2019/06/11/08/38/kpi-4266500_1280.jpg

https://cdn.pixabay.com/photo/2016/04/20/08/21/entrepreneur-1340649_1280.jpg